Bordro Assist

Eski Bordroya Yeni Yöntem


BordroAssist, 2014 yılından bu yana müşterilerinin, bordro teslimi sürecindeki maliyetlerini ve zaman kayıplarını ortadan kaldırırken, aynı zamanda çalışanların dilediği zaman ve dilediği yerde ücret hesap pusulalarına erişimini sağlayarak, İnsan Kaynakları departmanlarının iş yükünü ve maliyetlerini azaltmaktadır.


BordroAssist KEP Sistemi Nasıl Çalışıyor?

Bordro Programınızdan ürettiğiniz Ücret Hesap Pusulaları, web servis ya da çıktı ile BordroAssist Portalına yüklenir. BordroAssist e-imza uygulaması ile yüklenen bordrolar ya da seçtiğiniz bordrolar, size verilen e-imza ile imzalanarak çalışanların KEP adresine gönderilir. KEP adresine gönderilen bordrolara ilişkin deliller BordroAssist sistemi üzerinden de izlenebilirken, yönetici tarafında hangi çalışanın bordrosunu görüntülediği bilgisi de sistem üzerinden izlenebilmektedir.

Neler Sağlıyoruz?

● 1 Adet Kurumsal Kep Adresi ve 2 Adet İşlem Yetkilisi ● 3 Adet 1 Yıllık E-İmza ● Her Çalışan İçin Bir KEP adresi ● KEP hesabı başına 100 MB Posta saklama hizmeti ● KEP hesabına gelen iletiler için SMS ve mail ile bilgilendirme


Detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçin. 0 (216) 709 44 65


Hangi Sorunları Çözüyor?

İki nüsha hazırlanan Ücret Hesap Pusulalarının bir nüshası çalışana verilmek zorundadır. Verildiğinin ispatlanabilmesi adına, işverenin imzalı bir nüshayı saklaması için gereken yasal süre de 10 yıldır ve bu pusulaların imzalatılması, geri alınması, arşivlenmesi ve gerektiğinde tekrar arşivden bulunup çıkartılması zaman alan, zahmetli bir süreçtir.

Ücret Hesap Pusulalarının basımı, imzalatılması, dosyalanması gibi süreçler çok yüksek maliyetlere ve zaman kayıplarına neden oluyor.

İş Mahkemesinde Ücret anlaşmazlıklarında, Ücret Hesap Pusulası kesin delil sayılıyor. KEP ile fiziksel belge yerine BordroAssist üzerinden üretilebilen bu Dijital Belge, delil olarak sunulabiliyor.

Size Ne Kolaylıklar Sağlıyor?

● Mevcut Maliyetlerinizde % 50 tasarruf sağlar.

● Personellerinizin eforunu daha verimli kullanma olanağı yaratır.

KEP Entegrasyonu ile yasal süreçleri izlenebilir ve rahatlıkla raporlanabilir.

● Sizi kağıtlardan kurtarıp, dijital dünyanın faydalarını hissettirerek, sisteminize dilediğiniz yerden ulaşmanızı sağlar.

Yüklenen bordrolardan hareketle Banka Maaş Ödeme Dosyası otomatik oluşturulur.

BordroAssist sistemine yüklenen bordrolar ile çalışanlar otomatik oluşur.

Kurumuzun maaş ödeme hesabı ile çalışanların maaşının yatırdığı banka hesap numaraları sisteme girildiğinde, Banka maaş dosyaları otomatik olarak oluşur. Banka Maaş Dosyası oluşturulurken o ay işten çıkan personeller listelenerek, banka maaş dosyasına dahil edilip edilmeyeceği kullanıcı tarafından seçilir. Böylece çıkış ananda hakedişleri ödenen personellerin, tekrar maaş dosyasına girmesi engellenir.

Düzenli olarak sabit tutarlarda avans veren işyerlerinde, bu avans oranı sicil kartına tanımlanarak Avans Banka Maaş Dosyasının otomatik olarak oluşturulması sağlanır.

Ücret Hesap Pusulası üzerinde yer alan GİRİŞ TARİHİ ve ÇIKIŞ TARİHİ bilgileri sistem tarafından izlenerek, yeni bir çalışan var ise sicil kartı anında oluşturularak, personel’in şifre bilgisi yöneticisine anında iletilir. Böylece yeni giren personel için sicil kartını sistemde oluşturmak gibi zaman kaybedici operasyonların önüne geçilmiş olur.

Yine Ücret Hesap Pusulası üzerinde mevcut çalışanın çıkış tarihi bilgisini görüldüğünde sistem bu çalışanı otomatik olarak PASİF hale getirir. Pasif olan personellerin sisteme girişi süreye bağlı olarak engellenebilir/izin verilebilir.


BordroAssist Masraf Formu Mobil Uygulaması ile çalışanlarınızın masraflarını kolaylıkla yönetin.

BordroAssist Mobil, iş seyahatlerinden yapılan harcama belgelerinin resimlerini çekip, portala gönderen, masraf formalarını manuel veri girişi yerine OCR teknolojisi ile okuyup gerekli alanları dolduran ve yönetici onay aşamalarına sunan bir uygulamadır.

Ne Sağlar?

● Kaynağında fotoğraflanan harcama belgelerinin günler hatta haftalarca cüzdanlarda, çantalarda taşınmasına gerek kalmadan Masraf Formu oluşur.
● Belge Kayıpları ve yıpranmış, buruşmuş okunamayan belgeler dijital ortama taşındığında bu risk ortadan kalkar.
● Personelin Masraf Formu doldurma süreci otomatik hale gelir.
● Masraf Formu Onay süreçleri dijital ortamda, bürokratik engellere takılmadan yönetici onaylarına hızlıca sunulur.
● Personel Masraf Formunun hangi onay aşamasında olduğunu izler.
Masraf Formları, seçilen para birimleri bazında oluşturulabilir. (₺, €, $ gibi)
● Masraf Merkezi ve Projeler Masraf Formunda izlenebilir.
● Onaylayıcılar, bir harcama raporunda belirli satır öğelerini reddetme olanağına sahip olur. Reddedilen satır öğeleri düzeltme için göndericiye geri gönderilip ve onay için tekrar gönderilebilir. Onaylanan satır öğeleri onay süreci boyunca devam eder.
● Onaya Gönderilen Masraf Formları için yöneticiye, onaylanan/red edilen Masraf Formları için çalışana bilgi maili gönderilerek, aksiyonlar hızlıca alınabilir hale gelir.

İzin Modülü, çalışanın kalan izin günleri, izin talepleri ve bunların hangi onay aşamasında olduğu, onaylama ya da reddedilme gibi bilgileri mail olarak aldığınız bir bulut hizmet portalıdır.

İzin Yönetimi

Elden ele dolaşan izin formları, imza bürokrasisi içerisinde kaybolan değerli zamanımız ve her seferinde tekrarlanan aynı bilgilerle hizmet üretmeye devam ediyoruz.

İzin Modülü, çalışanın kalan izin günlerini, izin talepleri ve bunların hangi onay aşamasında olduğunu, onaylandığında ya da ret edildiğinde, bilgisini mail olarak aldığınız bir bulut hizmet portalıdır.

Tüm tarafların izin süreçlerini zahmetsizce onaylamasını, dijital bürokrasi sürecinin yönetilmesini ve izlenebilir olmasını sağlıyoruz. İzin çakışmaları (kim-kiminle izne çıkamaz takibi) tanımlanabilir, onay süreçlerinde yönetim bilgilendirilir.

İzin Talepleri, personelden yönetime doğru yönlendirirken, yönetim de çalışanların yıllık izne çıkmalarını talep edebilir.

BordroAssist İzin Yönetimi Sisteminde, ek olarak sizler de şirketinize özel resmi tatil günlerini tanımlayabilirsiniz.

Personel İzin Taleplerinde de resmi ve şirketinizin özel tatil günleri dikkate alınarak hesaplama yapılır. Bu izin parametreleri şirket geneline tanımlanırken, kişi bazlı özelleştirilebilir.

Ne Sağlar?

● Çalışan izin süreçlerini portaldan izleyebilir (Kalan, kullanılan izinler, izin taleplerinin onay aşamaları gibi).

● İzin talepleri, belirlenen onay aşamalarına otomatik yönlendiğinden izin formlarının çıktısı alınmaz, yöneticilerin izin onayı için kapıları aşındırılmaz.

● İzin taleplerinde, izin günü, işbaşı tarihi gibi bilgiler sistem tarafından otomatik hesaplanır ve böylece muhtemel hataların önüne geçilir.

● İzin çakışmaları tanımlanarak, aynı anda izne çıkmaması gerekenler belirlenir ve yönetici onay aşamasında uyarılır.

● Kişi ve bölüm bazlı, çalışma gün ve saatleri esnekçe belirlenebilir. Hafta tatili çalışana göre hafta içine ayarlanabilir.

● İzin formları dijital hale dönüştüğünden, dosyalama işlemleri ortadan kalkar ve istendiğinde hemen ulaşılabilir halde olur.

● BordroAssist İzin Ayarlarından, hak ediş tarihinden önce çalışanın izne çıkıp çıkamayacağı belirlenebilir.

● İzin hak edişinden önce izin kullanımına izin verilmesi durumunda, izin formları fonksiyonu farklılaşır ve bu personel işten çıktığında yöneticiye uyarı yaparak muhtemel hata ve kayıpların önüne geçilir.


bordro-assist-ozluk-dosyalaribordro-assist-sistem-ozeti

Özlük Arşivi

Çalışan Özlük Dosyalarının düzenlenmemesinin 2018 yılı için 1.853,00 TL idari para cezası bulunmaktadır. Aynı zamanda bir personelin Özlük Dosyasında olması gereken belge sayısının 25’in üzerinde olduğu göz önünde bulundurulduğunda, bunların saklanması ve ihtiyaç halinde dosyadan çıkartılması çalışan sayısının çok olduğu iş yerlerinde ciddi bir arşiv ve iş yükü yarattığı göz önüne alınırsa, Personel Özlük Dosyalarının arşivlenmesinde dijitalleşme kaçınılmazdır. BordroAssist, özlük dosyalarının oluşturulması, dijital ortamda saklanması ve ihtiyaç halinde ulaşılmasını sağlar.

İcra Takibi

Çalışan maaşına konan icra takiplerinin yapılabildiği ekrandır. Gelen İcra Takibi sisteme tanımlanarak aylık puantajda kesilmesi gereken tutar ve kalan tutarlar takip edilebilir. İcra Takip Dosyası ile icra dosyasının kapanmasına (FEK yazısı) ilişkin belgeler sisteme yüklenerek, dijital belgenin takibi de sağlanır. Manuel takip ortadan kaldırılarak, hata ve unutmaların önüne geçilir.
Böylece;
● Puantaj bilgilerinin çeşitliliği ve tarihsel olarak takibinde size kılavuzluk ederek hata ve unutmaların önüne geçer.
● Hız katar.
● Puantaj verilerini dijital olarak da takip edebildiği için, arşivlerde belge aramakla kaybolan zaman size kalır.

BordroAssist'te Başka Neler Var?

Puantaj Takibi

BordroAssist Puantaj Takip, bordro hesaplamaya ilişkin verilerin portal üzerinden takip edilebildiği bir modüldür.

Puantaja ilişkin detaylar sistemde tanımlandığında, toplu bir Excel raporu ile çalışanların ilgili dönemdeki puantaj bilgileri raporu oluşur. Bordro yaparken, Excel’lerden, ajandalarımıza aldığımız notlardan değil, sistem üzerinden takip yapabilmemize imkan sağlar.

Personel Özel Sağlık Poliçelerini sisteme tanımlandığınızda, gelecek aylarda veya yıllarda puantaja yansıması gereken tutarlar, ilgili dönem puantaj raporuna yansır. Poliçelerin bitiş tarihleri izlenebilirken, sisteme yüklenerek dijital olarak da izlenebilir.

Personel İstirahat Raporları; (İş Göremezlik Raporları)

Çalışanların hastalık sebebiyle aldıkları istirahat raporlarının takibi, bunların ay sonlarında bordroda çalışma gününden düşülmesi ve SGK Portalına girilip girilmediği gibi bilgilerin takibi için geliştirilmiş bir takip modülüdür. Özellikle bir aydan daha fazla süreli olan istirahat raporlarının takibini, rapor süresi bitinceye kadar sistem takip eder ve puantaj raporuna yansıtır.

Ayrıca, istirahat raporlarının taranıp sisteme yüklenmesi ile, raporların dijital takibi de kolaylıkla sağlanabilmektedir.

AR-GE

Birden fazla AR-GE projesi bulunan AR-GE Merkezleri ve Teknopark’ta faaliyet gösteren firmaların, AR-GE proje bazlı ücret tahakkuklarının yapılması hayli zahmetli ve zor bir süreçtir.

Çalışılan AR-GE projelerinde, özellikle personellerin, hangi projede kaç gün çalıştığının tespiti ve bu bilgilerle Excel’de yapılan zahmetli hesaplamalar sonrasında, AR-GE Proje Bazlı Ücret Tahakkukunun, Masraf Merkezlerine göre ERP’ye entegrasyonu yüksek dikkat, zaman ve emek ister.

BordroAssist ile ücret tahakkukunuz, Teşvikli ve Teşviksiz tutarlara ve Net/Brüt tercihinize göre kolayca hazır hale gelir.

Ne Sağlar?

● AR-GE proje bazlı ücret maliyet hesaplamalarını Excel’de yoğun formüller kullanarak yapmak yerine, kolay basit ve hızlı sonuç üreten bir çözüme kavuşturur.

● AR-GE Proje Gün Raporları sisteme yüklenebilir ve manuel veri girişi ortadan kalktığı gibi süreci geriye dönükte izlenebilir ve raporlanabilir kılar.

Yeni Nesil Dijital Asistanlarımızla Daha Kolay Bir Yol Mümkün!

Demo Talebi